🛒 Bán hàng trong màn hình POS

👉 Vào menu Bán hàng → POS để mở màn hình bán hàng.

👤 Chọn khách hàng

• Mặc định hệ thống sẽ chọn Khách vãng lai.

• Bạn có thể tìm khách hàng bằng tên, mã khách hàng hoặc số điện thoại.

• Nếu khách hàng chưa có, bấm nút ➕ Thêm khách hàng để thêm mới.

📦 Tìm và thêm sản phẩm

• Nhập tên sản phẩm hoặc quét mã vạch để tìm sản phẩm.

• Nếu có nhiều sản phẩm trùng khớp → hệ thống hiển thị danh sách để chọn.

• Nếu chỉ có một sản phẩm → sẽ tự động được thêm vào giỏ hàng.

💰 Thay đổi giá, thuế và chiết khấu của sản phẩm

• Sau khi sản phẩm được thêm vào giỏ, bấm vào tên sản phẩm để chỉnh sửa:

  • Giá bán

  • Thuế

  • Chiết khấu

• Lưu ý: Chỉ khi bật thuế theo từng sản phẩm trong cài đặt thì mới hiển thị lựa chọn thuế khác nhau:
  Cài đặt doanh nghiệp → Thuế → Bật thuế theo từng sản phẩm khi mua và bán

🔢 Chọn số lô sản phẩm

• Nếu đã bật quản lý số lô, hệ thống sẽ cho phép chọn số lô khi bán hàng.

⏳ Chọn hạn sử dụng sản phẩm

• Nếu đã bật quản lý hạn sử dụng, hệ thống sẽ cho phép chọn hạn sử dụng cho sản phẩm khi bán.

❌ Hủy giao dịch bán

• Nhấn nút Hủy để hủy giao dịch bán.

• Lưu ý: Hóa đơn bị hủy không được lưu lại và không trừ hàng trong kho.

✅ Hoàn tất bán hàng

• Nhấn Hoàn tất, chọn phương thức thanh toán và lưu.

• Sau khi lưu, hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn in hóa đơn.

👉 Lưu ý in hóa đơn: Phần thiết lập lề in trong trình duyệt cần để ở Mặc định để hóa đơn in đúng khổ.

📋 Xem danh sách hóa đơn

• Vào Bán hàng → Danh sách hóa đơn để xem các giao dịch đã bán.

• Vào Bán hàng → Hóa đơn nháp để xem các hóa đơn đang lưu nháp.

• Cả hóa đơn bán và hóa đơn nháp đều có thể mở lại để chỉnh sửa.

⚡ Thanh toán nhanh

• Khi dùng Thanh toán nhanh, hóa đơn sẽ tự động được:

  • Đánh dấu là Đã thanh toán

  • Phương thức thanh toán mặc định là Tiền mặt

  • Không hiện màn hình chọn phương thức thanh toán.

• Việc in hóa đơn phụ thuộc vào cài đặt của địa điểm kinh doanh.

👉 Tóm tắt ngắn gọn:

• Chọn khách hàng → chọn hoặc thêm mới.

• Tìm sản phẩm → nhập tên hoặc quét mã vạch.

• Chỉnh sản phẩm → thay đổi giá, thuế, chiết khấu, số lô, hạn sử dụng.

• Hủy → không lưu hóa đơn, không trừ kho.

• Hoàn tất → thanh toán và in hóa đơn.

• Thanh toán nhanh → tự động thanh toán bằng tiền mặt.

💳 Bán hàng ghi nợ (Bán chịu)

🔓 Bật chức năng bán chịu

• Để bán hàng ghi nợ cho khách, bạn cần bật nút này trước.

• Vào Cài đặt → Cài đặt doanh nghiệp → POS → Hiển thị nút bán chịu.

• Sau khi bật, trên màn hình POS sẽ xuất hiện nút Bán chịu, chỉ cần bấm để thực hiện bán ghi nợ.

💵 Bán hàng vừa thanh toán, vừa ghi nợ

Ví dụ: Hóa đơn có tổng tiền 1.000.000đ.

• Khách trả 700.000đ tiền mặt, còn lại 300.000đ ghi nợ.

Thực hiện như sau:

1. Nhấn nút Thanh toán nhiều phương thức.

2. Chọn phương thức thanh toán và nhập số tiền khách đã trả (700.000đ trong ví dụ).

3. Nhấn Hoàn tất thanh toán.

4. Số tiền còn lại (300.000đ) sẽ tự động được ghi nhận là khoản nợ của khách hàng.

📌 Giá bán tham chiếu từ lần trước

• Nếu khách hàng mua sản phẩm giống nhau nhiều lần, khi bán lần sau, hệ thống sẽ hiển thị giá bán trước đó để tham khảo trên màn hình thêm sản phẩm.

Tính năng này cũng có thể được sử dụng để mua các sản phẩm tương tự từ nhà cung cấp.

📝 Bản nháp & Báo giá (Draft & Quotation)

📌 Công dụng

• Tính năng này hữu ích khi bạn muốn tạo báo giá trước khi bán hàng.

• Khi một giao dịch được đánh dấu là Bản nháp (Draft) hoặc Báo giá (Quotation) thì số lượng tồn kho sẽ không bị trừ.

• Bạn có thể xem toàn bộ báo giá hoặc bản nháp tại:

  • Danh sách báo giá (List Quotation)

  • Danh sách bản nháp (List Draft)

• Các bản nháp hoặc báo giá hiện có có thể chỉnh sửa để chuyển thành bán hàng chính thức.

🔄 Chuyển đổi Bản nháp/Báo giá thành Hóa đơn bán hàng

Thực hiện theo các bước sau:

1. Vào Danh sách bản nháp hoặc Danh sách báo giá.

2. Nhấn vào nút thao tác (Action button).

3. Chọn Chỉnh sửa (Edit) trong menu thả xuống.

4. Đổi trạng thái từ Bản nháp/Báo giá sang Chính thức (Final) rồi lưu lại.

📑 Sao chép Báo giá

• Hệ thống cho phép sao chép hoặc nhân đôi báo giá.

• Thực hiện: Bán hàng → Danh sách báo giá → Thao tác → Sao chép báo giá (Copy Quotation).

Thông tin chi tiết báo giá

🛑 Bán hàng tạm dừng (Suspended Sales)

📌 Khái niệm

• Bán hàng tạm dừng (Suspend Sales) nghĩa là giao dịch chưa hoàn tất hoặc giữ đơn hàng lại.

• Khi đơn hàng bị tạm dừng, hàng hóa vẫn bị trừ khỏi tồn kho.

• Bạn có thể xem tất cả các giao dịch tạm dừng bằng cách nhấn vào nút màu vàng nằm ở góc trên bên phải màn hình (phía trên ngày).

🔎 Một số trường hợp sử dụng (Use Case)

1. Cửa hàng tạp hóa

   • Nếu đang bán cho một khách nhưng khách muốn tạm dừng để quay lại sau, bạn có thể tạm dừng đơn hàng của họ.

   • Trong lúc đó, bạn có thể phục vụ khách khác.

   • Khi khách cũ quay lại, bạn chỉ cần tiếp tục đơn hàng đã tạm dừng.

2. Nhà hàng

   • Có thể tạm dừng hóa đơn của khách nếu họ chưa thanh toán ngay.

   • Khi khách ăn xong và thanh toán, bạn hoàn tất đơn hàng để chuyển thành bán hàng chính thức.

   • Ví dụ: ghi chú theo bàn Bàn 1, Bàn 2, Bàn 3… để dễ dàng quản lý.

3. Khách sạn

   • Nhiều khách ở 2 đêm, gọi thêm đồ ăn và yêu cầu ghi nợ vào phòng.

   • Bạn có thể tạm dừng đơn hàng, chỉnh sửa nếu khách gọi thêm, rồi tiếp tục tạm dừng.

   • Khi khách làm thủ tục trả phòng, bạn mới chốt hóa đơn cuối cùng.

   • Ví dụ: ghi chú Phòng 009, Phòng 012… trong Số tham chiếu (Reference Number).

💳 Thanh toán (Card / Multiple Pay / Cash)

1. Multiple Pay (Thanh toán nhiều phương thức)

   • Sử dụng khi khách muốn thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau: một phần bằng thẻ, một phần tiền mặt, phần còn lại bằng phương thức khác.

   • Dùng trong trường hợp khách không trả đúng số tiền lẻ, hệ thống sẽ tính tiền thối lại (Return Change).

2. Card (Thanh toán bằng thẻ)

   • Dùng khi khách muốn thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng thẻ.

3. Cash (Thanh toán tiền mặt)

   • Dùng khi khách trả đúng số tiền hóa đơn bằng tiền mặt.

   • Nếu khách trả thừa hoặc thiếu, hãy dùng Multiple Pay để xử lý và tính tiền thối lại.

💰 Thêm thanh toán từ Liên hệ (Contact)

• Vào Liên hệ → Nhà cung cấp (Suppliers).

• Nhấn vào Thao tác (Actions) → sẽ hiển thị tùy chọn Thanh toán công nợ (Pay Due amount).

• Chọn để thanh toán số tiền còn nợ.

• Lưu ý: Nếu không có công nợ thì nút Pay Due amount sẽ không hiển thị.

👉 Như vậy, Suspended Sales cực kỳ hữu ích trong tạp hóa, nhà hàng, khách sạn để giữ đơn hàng, chỉnh sửa sau, và chỉ trừ kho khi đặt tạm.

🔢 Cơ chế làm tròn (Rounding Mechanism) cho tổng số tiền bán hoặc tổng số tiền phải trả

Làm tròn giúp điều chỉnh số tiền phải thanh toán về mức gần nhất theo đơn vị tiền tệ.

👉 Để bật tính năng làm tròn:

• Vào Cài đặt (Settings) → Cài đặt doanh nghiệp (Business Settings) → Bán hàng (Sales)

• Chọn Phương thức làm tròn số tiền (Amount rounding method)

⚙️ Các phương thức làm tròn số tiền (Amount rounding method)

1. Làm tròn đến số nguyên gần nhất (Round to nearest whole number)

   • Ví dụ:

     • 1.49 → 1.00

     • 1.51 → 2.00

2. Làm tròn đến số thập phân gần nhất là bội số của 0.05

   • Ví dụ:

     • 1.49 → 1.50

     • 1.51 → 1.50

     • 1.54 → 1.55

     • 1.59 → 1.60

   • Tương tự, các kiểu làm tròn khác cũng hoạt động dựa theo bội số đã chọn.

🕒 Thêm đơn bán hàng cho ngày trong quá khứ

Trong UltimatePOS, bạn có thể nhập doanh số cho các ngày trước đó.

1. Thêm đơn hàng quá khứ trong màn hình POS

• Bật chọn ngày (Enable date selection):

  • Mặc định, trên màn hình POS, tất cả các đơn hàng sẽ ghi nhận theo ngày giờ hiện tại.

  • Nếu muốn thêm đơn hàng cho ngày trước đó, cần bật tính năng chọn ngày giao dịch:
    → Vào Cài đặt doanh nghiệp (Business Settings) > Tab POS > Bật chọn ngày giao dịch trên màn hình POS (Enable transaction date on POS screen).

• Chọn ngày khi bán hàng:

  • Sau khi bật tính năng trên, trong màn hình POS bạn có thể chọn ngày mong muốn.

  • Đơn hàng sẽ được ghi nhận theo ngày giờ đó.

2. Thêm đơn hàng quá khứ trong màn hình Sales

• Không cần cài đặt thêm.

• Trong màn hình Bán hàng (Sales) đã có sẵn lựa chọn Ngày bán (Sale Date).

• Chỉ cần chọn đúng ngày/giờ để ghi nhận doanh số.

👉 Như vậy, bạn có thể linh hoạt nhập doanh số cho ngày hiện tại hoặc ngày trong quá khứ tùy theo nhu cầu kế toán/báo cáo.