🏖️ Quản lý Nghỉ phép (Leave Management) trong HRM

1. 📌 Tạo đơn nghỉ phép

Khi nhân viên muốn xin nghỉ, họ sẽ điền vào mẫu đơn gồm:

• Loại nghỉ (chọn từ danh sách, ví dụ: Nghỉ ốm, Nghỉ phép năm, Nghỉ không lương)

• Ngày bắt đầu nghỉ

• Ngày kết thúc nghỉ

• Lý do xin nghỉ (ghi chú chi tiết)

👉 Khi gửi đơn nghỉ, hệ thống sẽ mặc định để trạng thái là Chờ duyệt (Pending).

• Quản trị viên (Admin) có quyền thay đổi trạng thái đơn nghỉ:

  • Pending: Chờ duyệt

  • Approved: Đã duyệt

  • Canceled: Bị hủy

📌 Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Văn A xin nghỉ từ 10/09 đến 12/09 vì “Ốm”. Đơn tạo ra sẽ có trạng thái “Chờ duyệt”. Sau khi xem xét, Admin có thể chuyển sang “Đã duyệt”.

2. 🔔 Thông báo tự động

• Khi nhân viên tạo đơn nghỉ → Admin sẽ nhận thông báo trong hệ thống.

• Khi Admin thay đổi trạng thái đơn nghỉ → Nhân viên đó sẽ nhận thông báo về kết quả (được duyệt, hủy...).

3. 🗑️ Quyền hạn quản lý

• Chỉ Admin mới có quyền xóa đơn nghỉ.

• Nhân viên chỉ có thể tạo và xem đơn nghỉ của chính mình, không thể sửa hay xóa đơn đã nộp.

4. 🔢 Mã tham chiếu đơn nghỉ

• Mỗi đơn nghỉ sẽ có một mã tham chiếu riêng (Reference No.) để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.

• Admin có thể tùy chỉnh tiền tố mã trong phần: HRM → Cài đặt → Tiền tố mã nghỉ phép (Leave Reference No. prefix).

📌 Ví dụ: Mã đơn có thể là LV-0001, LV-0002, …

5. 📝 Hướng dẫn trước khi nghỉ phép

• Admin có thể nhập một đoạn hướng dẫn hoặc quy định về nghỉ phép.

• Khi nhân viên mở form xin nghỉ, hệ thống sẽ hiển thị hướng dẫn này.

📌 Ví dụ: “Xin nghỉ phải báo trước ít nhất 2 ngày” hoặc “Nghỉ từ 3 ngày trở lên cần có xác nhận của quản lý trực tiếp”.

6. 🏷️ Quản lý các loại nghỉ phép

• Chỉ Admin có quyền thêm hoặc chỉnh sửa các loại nghỉ phép.

• Khi tạo loại nghỉ, sẽ có các thông tin:

  • Tên loại nghỉ (ví dụ: Nghỉ ốm, Nghỉ phép năm)

  • Số ngày nghỉ tối đa được phép trong kỳ

  • Chu kỳ tính số ngày nghỉ:

    • Theo tháng hiện tại (Current Month)

    • Theo năm tài chính (Current Financial Year)

    • Không giới hạn (None)

📌 Ví dụ:

• Loại nghỉ: Nghỉ ốm

• Số ngày tối đa: 12 ngày

• Chu kỳ: Theo năm tài chính
  👉 Nghĩa là trong một năm tài chính, mỗi nhân viên được nghỉ ốm tối đa 12 ngày.

7. 📊 Xem tổng hợp nghỉ phép (Leave Summary)

• Admin: Có thể xem tổng hợp nghỉ phép của tất cả nhân viên.

  • Vào trang quản lý nghỉ phép → lọc theo tên nhân viên → hệ thống sẽ hiển thị bảng tổng hợp số ngày nghỉ đã dùng và còn lại.

• Nhân viên: Luôn thấy được bảng tổng hợp nghỉ phép của chính mình.

📌 Ví dụ:

• Nhân viên Nguyễn Văn A:

  • Đã nghỉ ốm: 3 ngày

  • Đã nghỉ phép năm: 2 ngày
    👉 Trong phần tổng hợp sẽ hiển thị: Tổng 5 ngày đã nghỉ, số ngày còn lại 7 ngày (theo loại nghỉ được quy định).

✅ Như vậy, Quản lý nghỉ phép trong HRM giúp:

• Nhân viên xin nghỉ dễ dàng, minh bạch.

• Admin quản lý tập trung, tránh nhầm lẫn.

• Có hệ thống thống kê rõ ràng, hỗ trợ tính lương và quản lý nhân sự hiệu quả.

✅ Phê duyệt nghỉ phép cho nhân viên

1. Quy trình phê duyệt nghỉ phép

Khi nhân viên gửi đơn xin nghỉ, Admin có quyền phê duyệt (Approve) hoặc hủy bỏ (Cancel) đơn đó.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Vào menu HRM → Nghỉ phép (Leaves).

• Bước 2: Chọn đơn nghỉ cần xử lý → thay đổi trạng thái (Duyệt hoặc Hủy).

2. Phê duyệt thêm ngày nghỉ ngoài giới hạn

Trong một số trường hợp, nhân viên có thể xin nghỉ vượt quá số ngày nghỉ được phép theo từng loại nghỉ (ví dụ: xin 15 ngày nghỉ phép năm trong khi quy định chỉ có 12 ngày).

👉 Khi đó, Admin có thể chấp thuận số ngày nghỉ vượt mức này bằng cách:

• Tick chọn “Cho phép duyệt thêm ngày nghỉ” (Approve Additional Leaves) trong form xử lý đơn.

📌 Ví dụ minh họa:

• Nhân viên Nguyễn Văn A có 12 ngày nghỉ phép năm.

• Anh A đã dùng hết 12 ngày nhưng vẫn xin thêm 3 ngày.

• Admin muốn hỗ trợ → bật tùy chọn Approve Additional Leaves để duyệt thêm 3 ngày này.